Elon Musk ประชุมแบบไหน เพื่อให้ได้ไอเดียใหม่ ๆ ?

การประชุมครั้งล่าสุดใช้เวลานานเท่าไร ?

การที่เราเข้าประชุมแล้วพบกับหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเองแม้แต่น้อย หรือผู้เข้าร่วมมากเกินไปจนไม่สามารถแสดงความเห็นได้ครบทุกคน นับเป็นปัญหาอย่างหนึ่งในการบริหารที่ก่อให้เกิดผลเสียทั้งด้านเวลางานและงบประมาณของบริษัท

จากผลสำรวจจากกว่า 900 ตัวอย่างจากกลุ่มบริษัทในสหรัฐอเมริกา โดย Nicholas Romano และคณะ จากมหาวิทยาลัยแอริโซนา พบว่าบุคลากรระดับจูเนียร์ใช้เวลากว่า 7.8 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับการประชุม และระดับหัวหน้างานจะใช้เวลาถึง 9.7 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ พร้อมด้วย 71.9% จากกลุ่มตัวอย่างแจ้งว่าระยะเวลาที่ใช้ประชุมเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ซ้ำร้ายผู้บริหารกว่า 49.3% ยังคาดว่าเวลาประชุมในอนาคตจะนานขึ้นไปอีก แต่สิ่งเหล่านั้นจะไม่เกิดขึ้นในบริษัทของ Elon Musk เศรษฐีหนุ่มผู้อยู่เบื้องหลังความสำเร็จของช่องทางธุรกรรมออนไลน์อย่าง Paypal และยนตกรรมรักษ์โลกอย่าง Tesla ตลอดจน SpaceX ผู้สร้างนวัตกรรมอวกาศที่ฉีกกรอบคำว่า “ใช้แล้วทิ้ง” ของจรวดยุคเก่า เขามีเทคนิคในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างไร

เราลองมาดูใจความหลัก 6 ข้อในจดหมายที่ส่งตรงจาก Elon Musk ถึงบุคลากรของ Tesla งดประชุมใหญ่

1. การจัดประชุมขนาดใหญ่ คือ การสร้างความเสียหายแก่บริษัททั้งทางตรงและทางอ้อม นอกจากนี้ยังก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่น่าพึงพอใจ ถ้าหลีกเลี่ยงไม่ได้ ก็ควรทำให้การประชุมนั้นสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้แทน” ข้อนี้อาจจะเป็นความในใจใครหลาย ๆ คนที่รู้สึกว่าตนถูกเรียกประชุมเพื่อไปนั่งฟังวาระที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานอยู่บ่อย ๆ ซึ่งข้อดีของการงดประชุมใหญ่ คือ การที่เราได้แสดงความเห็นมากขึ้น มีหัวข้อที่ตรงประเด็นขึ้น และได้งานมากขึ้นในเวลาน้อยลง

2. ไม่ประชุมบ่อย  “หลีกเลี่ยงการประชุมถี่ ๆ ยกเว้นเรากำลังรับมือกับประเด็นเร่งด่วน” ใครเคยประชุมมากกว่า 2 ครั้งในวันเดียวบ้าง ? แน่นอนว่าเราไม่ได้เดินเข้าห้องประชุมในวินาทีที่การประชุมเริ่มและออกทันทีเมื่อประชุมจบ แต่เรามักจะต้องไปก่อนเวลาและออกช้ากว่าเวลาเสมอ ทำให้เราใช้เวลาไปมากกว่าที่ควรโดยไม่ก่อให้เกิดประโยชน์แต่อย่างใด

3. เดินออกจากห้องประชุมได้ทันทีถ้าเราไม่มีส่วนร่วม“การออกจากห้องประชุมไม่ใช่เรื่องเสียมารยาท แต่การปล่อยให้พนักงานนั่งอยู่โดยไม่ได้สร้างผลงานต่างหากที่ไม่ใช่เรื่องดี” ข้อนี้อาจจะดูขัดกับจารีตชาวไทยไปนิด แต่ถ้ามีการทำความเข้าใจกันก่อนจากทั้งระดับผู้บริหารและบุคลากร ย่อมทำให้ “การเข้าประชุมโดยไม่ได้งาน” ลดน้อยลงในระยะยาว

4. งดใช้คำศัพท์เฉพาะ “อย่าใช้คำย่อหรือคำยากในการพูดถึงอะไรก็ตาม รวมถึงสิ่งที่ต้องอธิบายเพิ่มเติมจนใช้เวลาไปอย่างเสียเปล่า” ข้อนี้พบได้บ่อยในบริษัทด้านนวัตกรรมและเทคโนโลยี ซึ่งผู้ที่อยู่นอกสายงานอาจจะไม่เข้าใจถึงสิ่งที่อีกทีมกำลังสื่อสาร และนำไปสู่ประสิทธิภาพในสื่อสารที่ลดลงจากความไม่เข้าใจในศัพท์เฉพาะ เมื่อรวมกับสามข้อด้านบนแล้วเราจะกล่าวได้ว่า “ผู้ฟังทั้งหมด” เป็น “ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับวาระการประชุม” และต้องรับรู้ทุกอย่างตรงกันกับทุกทีม ทางออกที่ดีที่สุด คือ การเลี่ยงไปใช้คำที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น หรือถ้าเป็นคำเฉพาะที่หาคำทดแทนไม่ได้จริง ๆ ก็ควรมีการอธิบายเพิ่มเติมอย่างเหมาะสม

5. ถ้ามีไอเดียอะไร ให้ติดต่อผู้บริหารโดยตรง “การสื่อสารที่ดี คือ การสื่อสารในช่องทางที่สั้นที่สุดเพื่อให้งานเสร็จไวที่สุด ไม่ใช่การรายงานผ่านสายการบังคับบัญชา” ข้อนี้ คือ หัวใจหลักของการประชุมเพื่อสร้างสิ่งใหม่ ๆ ซึ่งอาจจะทำได้ยากในองค์กรขนาดใหญ่และอาจจะขัดกับโครงสร้างองค์กร แต่ผลลัพธ์ที่ได้จะช่วยพัฒนาศักยภาพและความรวดเร็วในการทำงานอย่างแน่นอน เนื่องจากการสนทนาโต้ตอบระหว่างผู้เสนอและผู้มีอำนาจในการตัดสินใจจะเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว นำไปสู่ความเข้าใจตรงกันและการดำเนินงานที่ฉับไว

6. เน้นตรรกะ ไม่เน้นกฎ “ให้เลือกทางที่รู้สึกว่าใช่ มากกว่าทำตามกฎ” ข้อนี้อาจไม่เกี่ยวกับการประชุมเท่าไร แต่เมื่อเราพบว่ากฎเกณฑ์หรือนโยบายกำลังขัดกับวิธีทำงานของทีม และอาจก่อให้เกิดผลเสีย เวลานั้นเราอาจจะปรึกษากับผู้มีอำนาจตัดสินใจและเลือกทางที่เหมาะสมที่สุด มากกว่าทำตามกฎแล้วเกิดผลลัพธ์ที่ไม่น่าประทับใจในภายหลัง