ชาวออฟฟิศใช้อีเมลและอินเทอร์เน็ต มากแค่ไหน?

ชาวออฟฟิศใช้อีเมลและอินเทอร์เน็ต มากแค่ไหน?

3 min read  

ฉบับย่อ

  • คนไทยใช้เวลาไปกับอินเทอร์เน็ตกว่าวันละ 10 ชั่วโมง ซึ่ง 94.5% ของ 10 ชั่วโมงนี้ก็เป็นการใช้โซเชียล มีเดีย และส่งข้อความผ่านทางอีเมล
  • ในปี 2018 ชาวออฟฟิศส่วนใหญ่ก็ใช้เวลาไปกับอินเทอร์เน็ตและอีเมลมากถึง 19 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เมื่อเทียบกับชั่วโมงงานที่กฎหมายกำหนดที่ 42 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ก็คิดเป็นจำนวนมากถึง 47% ของชั่วโมงงานเลยทีเดียว

สิ่งสุดท้ายที่หลายคนทำเป็นอย่างสุดท้ายก่อนเข้านอน และเป็นสิ่งที่ทำอย่างแรกในตอนเช้า คืออะไร ? หลายคนต้องตอบว่า คือการเช็ค อีเมล หรือเล่นโซเชียลมีเดีย แน่นอน พี่ทุยเองก็เป็นเช่นนั้น ซึ่งชาวออฟฟิศปัจจุบันใช้เวลาถึง 67% ไปกับ อีเมล และ อินเทอร์เน็ต

เหตุผลที่เราให้ความสนใจโซเชียลมีเดียเป็นอันดับต้น ๆ

อธิบายได้ด้วยกลไกในการคัดเลือกเนื้อหาที่พวกเราได้เห็นได้อ่านบนแต่ละแพลทฟอร์มผ่านอัลกอริทึม (Algorithm) ให้ตรงกับความสนใจของเรา จนทำให้ทุกวันนี้เราใช้เวลาเล่นอินเทอร์เน็ตยาวนานขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อเทียบกับกิจกรรมอื่น ๆ  เรียกได้ว่าอัลกอริทึมนี่แหละ คือ ตัวที่ทำให้เราติดงอมแงม

ในปี 2018 ที่ผ่านมา สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDTA) บอกกับเราว่า คนไทยใช้เวลาไปกับอินเทอร์เน็ตกว่าวันละ 10 ชั่วโมง ซึ่ง 94.5% ของ 10 ชั่วโมงนี้ก็เป็นการใช้โซเชียลมีเดีย และส่งข้อความผ่านทางอีเมล (เพิ่งขึ้นจากปี 2017 มากกว่าวันละ 3 ชั่วโมง 41 นาที)

ส่วน McKinsey ก็มีข้อมูลมาบอกกับเราว่า ในปี 2018 ชาวออฟฟิศส่วนใหญ่ก็ใช้เวลาไปกับอินเทอร์เน็ต และอีเมล มากถึง 19 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ เมื่อเทียบกับชั่วโมงงานที่กฎหมายกำหนดที่ 42 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ก็คิดเป็นจำนวนมากถึง 47% ของชั่วโมงงานเลยทีเดียว หลายคนที่ทำงานเป็นมนุษย์เงินเดือนหรือชาวออฟฟิศ ก็มักจะเจอกับอีเมลขยะหรืออีเมลที่ไม่ค่อยจำเป็นกับเราเท่าไหร่ แน่นอนว่านั่นไม่ใช่สิ่งที่เราคิดไปเองคนเดียว เพราะ The Radicati Group ทำการวิเคราะห์ข้อมูลแล้วพบว่า มีเพียงแค่ 38 จาก 100 ฉบับที่เป็นอีเมลสำคัญ แล้วกว่าที่เราจะจัดการกับอีเมล 1 ฉบับได้ ต้องใช้เวลามากกว่า 90 วินาที

แล้วเรื่องนี้กระทบอะไรกับตัวเราบ้าง ?

แน่นอนว่าคงไม่มีใครอยากที่จะเสียเวลาทำงานเยอะ ๆ ไปกับสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเรา การช่วยกันคัดกรอง อีเมล ก่อนส่งให้เหมาะสมด้วยการไม่ส่ง cc ทั้งแผนก ก็จะทำให้เราใช้เวลาทำงานน้อยลงด้วย แต่พี่ทุย มีวิธีที่ดีกว่านั้นที่จะทำให้เราใช้เวลาอย่างคุ้มค่า และเป็นวิธีที่นิยมอย่างกว้างขวาง

นั่นก็คือ PDCA หรือ Plan-Do-Check-Act วิธีนี้เป็นการวางแผน ลงมือปฏิบัติ ตรวจสอบ และปรับปรุงให้ดีขึ้น หัวใจหลักของ PDCA อยู่ที่การประเมินผลและนำมาปรับปรุงในครั้งต่อ ๆ ไป ไม่ว่าจะเป็นงานใหญ่หรืองานย่อยระดับไหนก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้หมด เรามาลองดูวิธีง่าย ๆ ที่ลงมือทำกันได้ทันที นั่นก็คือ ใช้เวลาวันละ 10 นาทีเพื่อวางแผนการทำงานของวันถัดไป เน้นไปที่งานชิ้นหลัก หัวข้อหลักในเนื้องาน วิธีการ และผลลัพธ์ที่เราคาดหวัง นี่คือขั้นตอนของการวางแผน (P – Plan)

เมื่อเรามี Checklist หรือ To-do list จากข้อบนแล้วก็จะเข้าสู่ขั้นตอนการลงมือทำ (D – Do) เราจะอาจจะเขียนเวลาคร่าว ๆ ที่ใช้ในแต่ละขั้นตอน และจดโน้ตเล็ก ๆ เมื่อเจอวิธีการใหม่ที่ช่วยลดระยะเวลาทำงาน เมื่องานเสร็จแล้ว ก็ไปต่อกันที่ขั้นตอนการตรวจสอบ (C – Check) กำหนดขอบเขตและกฎเกณฑ์ให้ชัด จะทำให้เราตรวจสอบได้ง่ายขึ้น ก่อนที่จะไปสู่ขั้นตอนสุดท้าย คือ การปรับปรุงแก้ไข (A – Act) เพื่อให้เราเอาภาพรวมทั้งหมดมาหาข้อเสีย และจุดที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของเราต่อไปได้

แล้วโซเชียลมีเดียกับอีเมลไปอยู่ตรงไหนล่ะ ?

หลายครั้งที่เราทำงานแล้วถูกโซเชียลมีเดีย หรือ อีเมล รบกวน จนเราเสียสมาธิและลืมไปว่าจริง ๆ แล้วเรากำลังทำอะไรอยู่ การใช้วิธี PDCA นี่แหละจะทำให้เราใช้เวลาทำงานสั้นลงและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะเราได้รู้เป้าหมายที่แน่นอนจากการใช้วิธี PDCA ในการทำงานนั่นเอง


Comment

Be the first one who leave the comment.

Leave a Reply

error: